別讓你的專業性，敗在這小小的信息溝通上

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朋友小陳，最近海投簡歷，要跳槽。見面後，剛要詢問她工作怎麼樣了，她雙眉緊蹙的說「我辛辛苦苦做的簡歷，為什麼投出去後，石沉大海了？好心塞.......」

我看了一下，簡歷製作還合格，讓她直接給我看發送的郵件格式。我一看，一封郵件只有一個附件，正文內容一片空白，郵件標題就是應聘某某崗位。

我指著她的郵件，說「假如你是初篩簡歷的人，面對上百封的求職郵件，收到這樣一封郵件，標題模糊，正文空白，發郵件都不專業，還有其他可能性嗎？」

日常生活中，打電話、發微信固然方便，但郵件仍然工作中不可或缺的重要溝通渠道。不要小看一封小小的郵件，個人的專業性正是體現在這些看似不起眼的小事情上。一封小小的郵件關係到個人工作的專業性，郵件發的好，才能得到對方的支持，順利開展工作。

• 一是體現對他人的尊重。郵箱是一個公開溝通渠道，具有單向性，你可以給我發郵件，但我有權決定是否繼續深入聯繫。通過郵件可以給他人預留個人思考的空間。

尤其是在工作比較忙時，貿然打電話給對方，可能會打擾對方。這時候可先通過郵件，探尋對方意向。如果對方有意，願意繼續探討則最好。

• 二是工作和生活的特殊需要。工作中需要對某件事進行認真嚴肅的探討，或者向他人發送文件、資料，甚至簡歷等，郵箱都是一個正規的發送渠道，會更正式。

但如果某些事情，打電話方便的就不要用郵件。

02

一封郵件的主要構成有：收發人、抄送人、標題、附件、正文等。最需要注意的是標題、附件、正文這三塊內容上。

一、標題

標題一定要簡潔具體，突出重點。

如果你通過發簡歷找工作時，發現自己的簡歷都石沉大海，這個時候除了從簡歷上找原因外，還可以從郵件標題上找原因。HR接收那麼多簡歷，如何讓你的那普通的簡歷脫穎而出呢？一個重點突出，能抓住對方需求的標題就很關鍵。

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例如上圖中的例子，把脈應聘崗位的需求，直接在標題中，突出自己的優勢。才能第一時間吸引對方是注意力。

二、 正文

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1 附件與正文

附件要有，正文也不可省略。

很多人覺得用附件就能解決的問題，就不用再勞心費神的去寫正文了。更多時候圖省事，直接發送一封附件給對方。但實際上這是一種以自我為中心的省事，沒有站在對方的角度考慮。

附件可能是郵件的重要內容，但對方在沒有打開附件的時候，第一眼看到的是正文。如果正文能點明郵件主題與意圖，吸引對方第一時間打開附件，作下一步的溝通和交流；否則對方可能連打開附件的興趣都沒有。

2 正文內容

正文一般可以包括3部分。

• 開頭

開頭先要稱呼，慣用格式是姓名職務帶冒號。建議初次溝通用「您」，表示對他人的尊敬。

開頭要開門見山說出發郵件的動機：為什麼寫這封郵件。別人沒有時間猜測你的意圖，這也是 保證雙方高效溝通的關鍵。

• 中間

簡要說明事情，要邏輯清晰，可分條列出。

如果要通過郵件請教對方時，交代事情必須清楚。不要抱著對方都了解的心態去做，可先簡要介紹問題的背景，面臨情況，需要對方解決的問題。如果問題緊急，請註明緊急情況，或者所需回復的時間。

如果重點只是發送附件內容，也請在正文中註明發送附件的目的、附件大體內容，讓別人意識到附件的重要性。

• 結尾

可繼續重申來意，並向對方表示感謝。最後千萬別忘了署名和標註時間。

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通過上面的講解，一封初步的正規的郵件就完成了。但還不能忽視以下幾點需要注意的。

三、 注意點

保密性

郵件是電子式的白紙黑字，具有可留存性，所以下筆時一定要謹慎。如果個別需要保密的信息，可考慮其他聯繫方式。

正是因為其保密性，在發送時，不要隨便抄送，一定要注意是否有其他不可公開和保密的信息。

公私分明

工作郵箱與私人郵箱最好分開，如果工作中使用郵件較多，一定要有單獨的工作郵箱。

郵件發送時間

郵件發送時間：如果你想讓自己的郵件優先被他人看到，那就在周日下午或清晨發送吧！據調查，這個時間段內發送的郵件，被及時查看的概率大。尤其是求職應聘時，一定要注意簡歷發送時間。

雖然上面說的是發郵件內容，但對於日常工作中使用QQ、微信溝通的人，也是具備啟發性的。通過QQ或微信傳送一些文件，若一上來直接給對方發送待傳送文件，沒有鋪墊與說明。對方可能會莫名其妙的一頭霧水。

不要猜測對方是否知曉自己的目的，只需要在傳送文件時，再附上目的，文件內容等，便於對方及時接收文件，並進行下步溝通。

在小事情上就體現自己的專業性，才能在其他事情上更讓人更信賴。

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