Arkistomakasiinissa tuoksuu vielä vanhalta paperilta, mutta ruskeat puuhyllyt ammottavat jo tyhjyyttään.

Suomen senaatin talousosaston dokumentit 1800-luvulta on pakattu rullakoihin ja siirretty kuorma-autoilla väistötiloihin Helsinkiin, Vantaalle ja Mikkeliin.

Suomen Kansallisarkiston päärakennuksessa Helsingissä on meneillään massiivinen muuttorumba, joka jatkuu vielä pitkälle kevääseen.

40 000 hyllymetriä aineistoa – ja pari miljoonaa karttaa – siirretään väistötiloihin yli kaksi vuotta kestävän peruskorjauksen ajaksi.

– Päivittäin lähtee useita aineistokuormia eri kohteisiin. Se on iso logistinen ja aineiston hallinnan palapeli, Kansallisarkiston johtava asiantuntija Niko Mäkinen sanoo.

Aineistoa on paljon, ja sen käsittely vaatii erityistä varovaisuutta. Vanhimmat aineistot ovat hauraita ja mittaamattoman arvokkaita Suomen historian lähdeaineistoja.

Esimerkiksi vanhin yhtenäinen asiakirjasarja, voudintilit 1530-luvulta alkaen, ovat laajuudeltaan ja eheydeltään ainutlaatuinen kokoelma Suomen verotusaineistoa.

– Jos yksittäinen asiakirja tuhoutuu, ei ole mitään toista kappaletta varalla, Kansallisarkiston hankejohtaja Juhani Tikkanen korostaa.

Rauhankadun toimipiste sulkeutuu yli kahdeksi vuodeksi

Boris Brander istuu Kansallisarkiston päärakennuksen vanhassa tutkijasalissa selaamassa aineistoa Tattarisuon tapauksesta 1930-luvulta.

Turun yliopiston väitöskirjatutkijalle tuli yllätyksenä, että osa aineistosta on jo siirretty väistöön.

– Olen tyytyväinen, että tulin juuri nyt paikan päälle. Se vaikuttaa pahasti tutkimuksen tekemiseen, kun aineisto ei ole keskitetysti täällä, vaan osa on Mikkelissä, Brander sanoo.

Peruskorjauksen aikana Kansallisarkiston materiaali pyritään saattamaan normaalisti tutkijoiden käyttöön. Tutkijat voivat kuitenkin joutua matkustamaan eri toimipisteisiin aineiston perässä.

– Yksi vaihtoehto on myös digitaalinen toimittaminen. Se poistaa aika- ja paikkasidonnaisuuden ja matkustustarpeen, Juhani Tikkanen sanoo.

Osa aineistosta ei palaa päärakennukseen

Peruskorjauksen jälkeen Kansallisarkiston päärakennuksesta tulee koti Kansallisarkiston ohella myös Opetushallitukselle ja Suomen Akatemialle.

– Rauhankadun toimistotilat ovat olleet vajaakäytöllä. Tilojen yhteiskäyttö tuo valtiolle merkittäviä vuokrasäästöjä ja pienentää hiilijalanjälkeä, Senaatti-kiinteistöjen rakennuttajapäällikkö Janne-Pekka Niininen sanoo.

Virastojen muutto saman katon alle tarkoittaa, että osa nykyisistä arkistotiloista muutetaan toimistoiksi ja muiksi yhteiskäyttötiloiksi.

Kaikki nyt väistöön siirrettävä arkistoaineisto ei mahdu enää remontin valmistuttua Rauhankadulle, vaan osa niistä jää pysyvästi Kansallisarkiston muihin toimipisteisiin.

– Helsinkiin palaava aineisto on käytetyintä aineistoa. Ajatuksena on, että Mikkelin keskusarkistoon voidaan siirtää vähän käytettyä tai jo digitoitua aineistoa, Kansallisarkiston Juhani Tikkanen sanoo.

Kansallisarkistossa on meneillään laajempikin toimintatavan muutos, jossa asiakkaalle toimitetaan digitoitu versio aineistosta, jonka hän haluaa käyttöönsä.

– Meillä on 242 000 hyllymetriä paperista aineistoa, ja siitä noin kymmenen prosenttia on digitoitu. Määrä on kasvanut voimakkaasti viime vuosina, Tikkanen sanoo.