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⇱ Online Dateiverwaltung mit EGroupware

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Online Dateiverwaltung: Dokumente strukturiert und standortübergreifend bearbeiten

Mit dem Dateimanager strukturieren Sie Ihre Dateien im Unternehmen und beziehen externe Partner mit ein. Der Dateimanager ist optimal für verschiedene Standorte, verteilte Teams oder die Arbeit im Homeoffice.

Dokumente zentral verwalten: Der Datei-Server

Eine Arbeitsgruppe verwendet für jedes Projekt zumeist Dutzende, oft sogar hunderte Dokumente – von Textdokumenten über Tabellen, Präsentationen, Bildern und PDF-Dateien bis hin zu Videos und branchenspezifischen Dokumentformaten.

Sicherer Zugriff auf die aktuellen Dateien

EGroupware verwaltet all diese Dokumente transparent über den integrierten File-Manager. Jedes Mitglied Ihrer Arbeitsgruppe hat so stets online Zugriff auf aktuelle Daten. Damit entfällt der zeitaufwändige Datenversand per E-Mail und Fehlerquellen bei der Datenorganisation (Dubletten, Arbeiten mit veralteten Dateien) lassen sich minimieren.

Intelligent und strukturiert

Mit intelligenten Funktionen erleichtert Ihnen EGroupware die tägliche Arbeit: Greifen Sie jederzeit auf Ordner und Dateien in Ihrem Netzwerk zu. Vergeben Sie Rechte für den Zugriff auf öffentliche und private Ordner. Schaffen Sie Ordnung mit Ihrer individuellen Favoritenliste. Verschieben Sie Dateien einfach per Drag-and-Drop oder nutzen Sie das clevere File-Manager-Upload-Widget.

Kontrollierter Zugriff für Externe

Der EGroupware Dateimanager erleichtert die Zusammenarbeit mit Kollegen und externen Partnern. Versenden Sie große Dateien oder den Zugriff auf einen Ordner über einen Sharing Link, somit erhalten Sie ein Datenaustauschverzeichnis, in dem Externe auch Dateien wieder hochladen können.

Benachrichtigung bei Datei-Änderung

Das EGroupware Message-System informiert Sie auf Wunsch über jede Änderung an Dateien und Ordnern. Sobald Dokumente geändert, gelöscht, bearbeitet oder hinzugefügt werden, erhalten Sie und Ihre Teammitglieder automatisch eine Benachrichtigung per Pop-Up-Fenster oder E-Mail.

Externe Mitarbeiter, Kunden und Dienstleister binden Sie in den Workflow ein, indem diese automatisch eine E-Mail zur Dateiänderung und die entsprechende Datei auch gleich als Anhang erhalten.

Versionierung und Lösch-Schutz

Auf Wunsch archiviert der EGroupware Dateimanager alte Dateiversionen automatisch im Hintergrund, so dass versehentliches Überschreiben oder Löschen einer Datei seinen Schrecken verliert. Kehren Sie einfach jederzeit zu einer Vorversion zurück. Diese zusätzliche Sicherheit verhindert nutzlose Mehrfachaufwände und verschafft Ihren Mitarbeitern Sicherheit.

Dateien per Sharing-Link versenden

Teilen Sie Dateien und Ordner unkompliziert und sicher. Sharing-Links werden per E-Mail direkt versendet oder der Link weitergegeben. Gültigkeitszeitraum und Passwort sichern die Freigabe ab. Dies ermöglicht auch das Versenden von großen Dateien, die per E-Mail nicht versendet werden können.

In Verbindung mit Collabora Online können auch externe Partner Dokumente bearbeiten.

Ein verstecktes Hochladen ermöglicht das „Einsammeln“ von Dokumenten, ohne dass weitere Beteiligte außer dem Freigebenden die Dateien sehen. Wichtig beispielsweise in Bildungseinrichtungen für Hausaufgaben oder Übungen.

Interner Dateiaustausch per Filesharing

Der interne Datenaustausch oder das Bereitstellen von gemeinsamen Ordnern kann neben Gruppenordnern und Datei-/Ordner-Berechtigungen auch von Anwendern selber durch ein Datei-/Ordner-Sharing gelöst werden. Und das ohne die sonst notwendige Unterstützung eines Administrators.

Frei gegebene Dateien/Ordner können vom Benutzer in ihren persönlichen Ordner integriert werden und so dauerhaft genutzt werden.

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Einbinden von SMB oder NAS-Laufwerken

Es können externe Laufwerke/Freigaben in den EGroupware Dateimanager eingebunden werden. Dies können SMB (Windows, Linux, NAS), FTP, lokale Verzeichnisse oder auch WebDAV-Freigaben sein. Beispielsweise können so Abteilungslaufwerke oder „Eigene Dateien“ der Benutzer in EGroupware gemounted und damit flexibel erreichbar gemacht werden.

EGroupware bietet so über eine sichere Verbindung per 2-Faktor-Authentifizierung den Zugriff auf sonst nicht von „außen“ erreichbare Laufwerke des Unternehmens.

EGroupware Dateien als Laufwerk (per WebDAV) einbinden

Sie können mit EGroupware Ihre Dateien einfach per Browser verwalten. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit mit dem Datei-Explorer (Windows) oder Finder (Mac OS) auf Basis des WebDAV Protokolls auf Ihre Ordner und Dateien zuzugreifen. Entweder mounten Sie sich den EGroupware Dateimanager als lokales Laufwerk oder Sie synchronisieren ein lokales Verzeichnis mit dem Dateimanager. In beiden Fällen ist praktisch keine Umgewöhnung für Sie und Ihre Mitarbeiter nötig.

Kundenstimmen

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